廣池学園は学校法人となったのは1951年で今から72年前ですが、その前身組織の創立は1935年(※88年前)ですね。私がこの職に就いてからは31年になります。施設･管財課は、建物の建築から営繕はもちろん、空調や衛生、電気の各設備の維持管理、緑地などの環境整備を行っています。事務的な仕事もありますが、いわゆる現場仕事も多い仕事で、学園内のさまざまな「教育環境づくり」に関わっています。

数年来、業務の効率化を図る目的で、さまざまな業務の見直しを図ってきました。そのなかで、これまで自分たちで維持、管理してきた電話に関わる業務についても、外部委託を取り入れて改善を進めていました。町田電話工業さんからのアプローチがあったのはこの頃だったかと思います。当初2年間は他社さんへ委託してきましたが、委託先、NTT、当学園と、連携に課題が顕在化するなか、既存のPBX本体も設置から12年を経過して故障も目立ち、交換部品の調達も困難になってきました。そのようなタイミングであらためて機器更新と委託業務のご提案をいただいた、という経緯でしたね。

もちろん費用は重要な要素です。そのため他社さんとも比較をするわけですが、同じように重要視したのは、私たちが行っている学園内の「教育環境づくり」を理解し、ともに参画していく、という意識を持ってくれるか、というところです。PBX機器の保守はもとより、局線側(NTT)と学園、学園内の端末ユーザと施設課、それぞれの間で効率的な連携ができるか、学園で困ったことがあったときに一緒に解決してくれるか、という期待は非常に大きかったですね。

私たちは施設課として多様な設備の維持、管理を行っているので各分野の工事会社さんとは打合せの機会を持ちますが、やはりPBXの更新、となれば電話設備の専門工事会社＝プロの視点で、それぞれの課題をひとつひとつ話し合って、解決して、形にしていくことが非常に重要です。そのためにおよそ半年にわたって、技術職の方も参加しての定例会を進められたのは、お互いによかったと思います。

業務の効率化や負担軽減の効果は表れていると感じます。施設課には、日常的に施設内の端末変更や故障対応などの依頼が届きますが、町田電話工業さんとの一本化された連絡体制やレスポンス、実際の作業など対応については、以前と比べても滞りなく進められていると感じています。

今後も業務効率化への努力を継続して取り組んでいきますが、そのためには端末の管理や対応履歴などデータの蓄積が重要なため、ますます連携の度合いを深めていきたいと願っています。

町田電話工業では、PBX更新工事にとどまらず、電話工事を通じてお客様のニーズを理解し、業務効率化や改善につながるご提案をしていきたいと思います。